Mac 與 iPad 白板協作：腦力激盪、專案規劃的實用流程
開會討論事情的時候，最怕的就是大家各說各話，講完之後沒有人記得結論是什麼。白板工具就是為了解決這個問題：把想法全部貼到同一面白板上，邊討論邊整理，最後留下一張大家都看得懂的圖。Mac 與 iPad 內建的白板 App，不用另外買軟體，就能做到這件事。
先決定白板要解決什麼問題
白板開始之前，先想清楚這次討論要產出什麼。如果是腦力激盪，重點是把想法全部丟出來，不要先評斷好壞，白板上可以先貼滿便利貼，討論完再分類。如果是專案規劃，重點是把任務、負責人與時間排出來，白板上就要先畫好時間軸或表格，再把任務一張一張放進去。
很多人用白板失敗的原因，是沒有先定結構就直接開始貼，結果白板越貼越亂，最後比開會之前還難懂。開始之前花三分鐘決定版面：左邊放問題，中間放想法，右邊放結論與待辦事項，討論的時候照著這個版面走，結束的時候自然就會有一張整理好的圖。
便利貼、連線與分區的用法
白板裡最常用的三個工具是便利貼、連線與分區。便利貼適合寫短句，一個想法一張，不要一張便利貼寫一大段話，字太多就沒人要看。連線適合表示關係，把相關的便利貼連起來，討論的時候一眼就能看出哪些想法是同一組的。
分區適合把白板切成幾個區塊，例如把專案分成進行中、待處理、已完成三區，任務卡片隨著進度從一區移到下一區，專案狀態就一目了然。分區的標題要寫清楚，不要只寫第一區、第二區這種沒有意義的名字，之後回來看的人才知道每一區代表什麼。
多人協作的實務提醒
白板可以分享給其他人一起編輯，邀請的時候要注意權限設定。可以編輯的人才能移動與修改內容，只能檢視的人只能看不能改。分享之前先決定好，哪些人需要動手改，哪些人只要看結果就好，權限給得太寬，討論到一半白板很容易被不小心改亂。
多人同時編輯的時候，每個人的游標都會顯示在白板上，討論的時候可以用這個功能指出自己在講哪一張便利貼，不用一直說左邊那張、右邊那張。另外一個實用習慣是，討論結束之後，負責整理的人要立刻把白板存檔或截圖留存，不要以為白板永遠都在，連結過期或權限被收回之後，之前的討論紀錄就找不回來了。
白板用完之後怎麼收尾
白板討論完之後，最重要的事是把結論轉成待辦事項。白板上的便利貼再清楚，如果沒有變成誰要在什麼時候完成什麼事，討論就等於白做了。收尾的時候，把右邊結論區的每一項，寫成一句話的待辦事項，包含負責人與期限，再貼到團隊平常追蹤任務的地方。
白板工具本身不複雜，複雜的是討論的習慣。先定結構再開始貼、一個想法一張便利貼、結束之後立刻轉成待辦事項，這三個習慣養成之後，白板就會從一個畫圖工具，變成團隊真正用得上的協作方式。