iPhone 備忘錄＋行事曆＋提醒事項：春季工作流的三種串法
iPhone 內建的備忘錄、行事曆和提醒事項，單獨看都很簡單，合起來用卻常常讓人困惑：同一件事到底該放哪裡？放備忘錄怕忘記時間，放行事曆怕內容太雜，放提醒事項又怕沒有完整脈絡。這篇不談哪個 App 最強，而是談三種串法，讓每個 App 只做自己最擅長的事，事情就不會在三個地方重複出現，也不會在三個地方都找不到。
基本分工：先講清楚誰負責什麼
在開始串之前，先定一個簡單的分工。備忘錄負責內容，也就是事情的完整資料、想法、清單和參考文字。行事曆負責時間，也就是事情發生在什麼時候、需要留多少時間、有沒有地點。提醒事項負責行動，也就是下一步要做什麼、什麼時候提醒、做完打勾。
分工定好之後，判斷就變簡單了。開會的完整討論記錄放備忘錄，開會的時間和地點放行事曆，開完會要追蹤的待辦放提醒事項。一件事情在三個 App 裡各有一個位置，但各自的內容不重複，找東西時想的是「我要找內容、時間，還是下一步」，自然就知道去哪個 App。
很多人工作流會亂，就是因為把所有東西都塞進同一個 App。備忘錄裡塞滿待辦，時間到了也不會提醒；行事曆裡寫滿細節，行程表看起來像文件，重點反而被淹沒。分工不是為了形式，而是為了讓每個工具的提醒和檢視方式都能發揮作用。
第一種串法：專案制，適合手邊有多個專案的人
專案制的做法是，每個專案在備忘錄裡有一則總覽，裡面寫目標、關鍵資料、相關連結和目前進度。行事曆上只放這個專案的關鍵時間點，例如截稿日、會議、交付日。提醒事項裡放這個專案的下一步行動，而且一次只放下一步，不要把整個專案的待辦清單都列進去。
舉例來說，準備一份提案時，備忘錄總覽裡放提案架構、客戶需求和參考資料；行事曆上放內部討論和提案會議的時間；提醒事項裡只放「明天之前完成提案大綱」這一項。大綱完成後，再把下一步「約客戶確認大綱」放進提醒事項。這樣提醒事項永遠只有少數幾項，不會一打開就是幾十項待辦，壓力自然小很多。
專案制的好處是脈絡清楚，缺點是需要一點維護。每週花十分鐘回顧各專案的備忘錄總覽，更新進度、把已完成的事項劃掉，流程才不會慢慢走樣。這個回顧時間最好固定，例如每週五下午，養成習慣之後就不會覺得是負擔。
第二種串法：每日制，適合行程滿、雜事多的人
每日制的做法剛好相反：每天早上在備忘錄裡開一則當日筆記，寫下今天最重要的三件事、行程摘要和需要注意的事。行事曆照常放時間，提醒事項只放今天之內要處理、而且有明確截止時間的事。每天結束前，把當日筆記裡完成的事打勾，沒完成的事決定是移到明天，還是放回專案總覽。
每日制的優點是門檻很低，不需要先整理專案架構，每天只要寫一則筆記就能開始。對行程滿、雜事多的人來說，當日筆記就像一張工作台，所有事情攤開來看，優先順序比較容易判斷。缺點是長期資料不容易累積，某個專案的完整脈絡會散落在每天的筆記裡，事後要回顧就比較麻煩。
一個折衷的做法是，每日筆記只寫當天，專案資料還是放專案總覽。每天的筆記可以簡單提一句「提案大綱完成，細節見提案總覽」，這樣每日和專案兩條線都顧得到，又不會重複抄寫。
第三種串法：習慣制，適合想養成固定節奏的人
習慣制不以專案或日期為主，而是以固定節奏為主。例如每週一早上檢查本週行事曆，每週三整理提醒事項，每週五回顧備忘錄總覽。把這些檢查變成固定流程，工作流就不需要靠意志力維持，時間到了自然會做。
習慣制的關鍵是檢查項目要少。每次檢查只做三件事：確認本週最重要的三個時間點、清理提醒事項裡過期的項目、更新一個專案的進度。項目太多，檢查本身就會變成負擔，最後連檢查都放棄。先從每週一次開始，覺得不夠再加到兩次，不要一開始就設定每天檢查。
選一種開始，用兩週再調整
三種串法沒有絕對的好壞，關鍵是符合自己的工作型態。專案多的人適合專案制，雜事多的人適合每日制，想養成節奏的人適合習慣制。也可以混用，例如專案用專案制、每天用每日筆記開頭，重點是分工清楚，不要讓同一件事在三個 App 裡各寫一份完整版。
建議先選一種，用兩週之後再評估。評估的標準很簡單：找東西是不是變快了、提醒事項裡是不是還有過期的項目、行事曆看起來是不是清楚。只要這三點有改善，流程就是有效的；如果沒有，就換一種試試，不用覺得換方法就是失敗。工具是為工作服務的，找到順手的那一種，比找到理論上最好的那一種重要。