iPhone 備忘錄共享:和家人共寫清單與筆記的三種用法
家裡的採買清單、旅遊的行程筆記、或是和伴侶共用的待辦事項,如果只存在一個人的手機裡,另一方永遠不知道最新進度。iPhone 內建的備忘錄共享功能,可以讓兩個人以上同時編輯同一則備忘錄,改動會即時同步,不用再用訊息來回傳更新版。
建立共享:把一則備忘錄開放給對方
要共享備忘錄,先打開想要共享的那一則,點分享按鈕,選擇加入成員。接著選擇要用什麼方式邀請對方,例如訊息或郵件,對方接受邀請之後,就能看到並編輯這則備忘錄。共享的備忘錄旁邊會出現一個小圖示,提醒你這則不是只有自己看得到。
建立共享之前,先確認這則備忘錄裡沒有不適合給對方看的內容。共享之後,對方看得到整則備忘錄的全部內容,包括以前寫的部分。如果裡面混了私人筆記,建議先把私人部分移到另一則備忘錄,再共享真正要共用的那一則。
分工:清單、行程與待辦的共寫做法
共享備忘錄最實用的場景是分工。採買清單可以讓家裡每個人隨時加上缺的東西,買過的人順手打勾,其他人打開就能看到還缺什麼,不會重複買。旅遊行程也可以共寫,一個人負責交通、一個人負責住宿,行程表集中在一則備忘錄裡,不用散在各個群組訊息裡找。
待辦事項共寫的時候,建議在每個項目前面寫上負責人的名字,例如「媽媽:訂餐廳」或「爸爸:買車票」。這樣打開備忘錄的人一眼就知道哪些事是自己的,哪些事已經有人處理。項目完成之後打勾或刪掉,所有人同步看得到進度,追蹤起來比口頭交代可靠很多。
權限與結束:共享可以收回,內容要先備份
共享不是一開就不能改。在備忘錄的共享設定裡,可以調整每個成員的權限,也可以隨時把某個人移除。被移除的人之後就看不到這則備忘錄,也不能再編輯。如果是重要的共寫內容,結束共享之前,建議先把內容複製一份到自己的備忘錄裡留底。
另外要留意,共享備忘錄需要網路才能同步。如果對方在沒有網路的地方編輯,改動會等到連上網路之後才同步過來,短時間內兩邊看到的版本可能不一樣。重要事項還是先用訊息確認一次,再以備忘錄的內容為準,這樣最保險。