連假後收心:行事曆、提醒事項與通知的三步整理
連假結束的第一個上班日,很多人一打開手機就覺得喘不過氣:行事曆上塞滿了延後的事,提醒事項裡躺著連假前沒做完的待辦,通知中心還有幾十則沒看的訊息。收心的重點不是一口氣把所有事做完,而是先花二十分鐘把手機裡的時間和任務重新排好,讓自己知道今天到底要先做哪三件事。
第一步:行事曆先看本週,不要看本月
連假後最容易犯的錯誤,是打開行事曆就被整個月的行程嚇到。其實你真正需要處理的,只有本週的行程。先把本週的行程從頭看一遍,問自己三個問題:哪幾件事的時間已經過了,需要重新約?哪幾件事可以合併或改期?哪幾件事其實已經不需要做了,可以直接刪掉?
連假期間延後的事情,常常會全部擠在同一週。與其硬著頭皮全部照單全收,不如主動把其中一兩件往後挪一週,並且馬上通知對方。對方通常可以理解連假後的調整,但前提是你主動說,而不是到了約定時間才臨時取消。行事曆整理完之後,本週每天最多留三件重要的事,其他的都往後排,這個上限可以讓你每天都有餘裕處理突發狀況。
第二步:提醒事項只留今天和本週
提醒事項的整理原則和行事曆一樣:只看眼前這一週。把所有提醒事項分成三堆:今天要做、本週要做、可以再等等。今天要做的清單不要超過五項,超過五項就代表你今天一定做不完,應該先把其中幾項移到本週清單。本週要做的清單,每一項都要有明確的期限,不要只寫「找時間處理」,沒有期限的事永遠不會被處理。
連假前沒做完的事,要特別檢查一次:有些事過了連假已經沒有意義了,例如連假前的限時優惠、已經截止的報名,這些可以直接刪掉,不要讓它們繼續佔據你的注意力。刪掉過期的提醒事項不是偷懶,而是把注意力還給真正還有效的事情。
第三步:通知先靜音,再決定要不要看
通知中心堆積的訊息,是連假後焦慮感最大的來源。建議先不要一則一則點開看,而是先把所有通知的預覽掃一遍,只回覆真正需要今天回覆的訊息,其他的先標示已讀或直接清除。通訊軟體的群組訊息尤其如此:連假期間的群組對話常常有幾百則,但真正和你有關的可能不到十則,先看群組裡有沒有人直接提到你,再決定要不要往回翻。
掃完之後,順手做一個預防性的設定:把連假期間最吵的兩個群組設成靜音一週,把不重要的 App 通知關掉。連假後的第一週,專注力本來就比較難集中,通知少一點,你才有餘裕把行事曆和提醒事項上的事一件一件做完。等到工作節奏回來了,再把通知設定調回去也不遲。
收心其實就是三個動作:行事曆只看本週,提醒事項只留今天和本週,通知先掃過再回覆。二十分鐘整理完,你會發現連假後的工作並沒有想像中那麼多,只是之前全部擠在一起,看起來嚇人而已。先排好順序,再一件一件做,第一週就能順利回到正軌。