Mac 寫長文報告：標題階層、目錄與圖片表格的排版流程

開學之後，報告一多，排版的問題就會跟著出現：標題大小不一、圖片位置亂跑、表格超出頁面，交出去之前還要花很多時間收拾。其實只要寫的時候照著固定的流程走，排版幾乎不需要事後重做，重點是先把結構定下來，再處理細節。

第一步：標題階層先定好

動手寫之前，先決定標題的階層：大標題是章，次標題是節，依此類推。寫的時候直接套用標題樣式，不要用放大字體、加粗來假裝標題。階層定好有兩個好處：第一，整篇報告的結構一目瞭然；第二，後面要產生目錄的時候，系統才能正確抓出每一層的標題，不用手動一個一個打。

第二步：目錄交給系統產生

標題階層正確，目錄就可以直接插入，不需要自己打頁碼。寫到一半章節順序調整了，也只要更新目錄一次，頁碼就會自動跟著改。很多人習慣先寫內容、最後才補目錄，結果章節一改，目錄全部要重對。順序反過來會輕鬆很多：先立階層，寫完再插入目錄，最後檢查一次頁碼有沒有跑掉。

第三步：圖片與表格的擺放原則

圖片與表格最容易讓版面變亂，原則只有一個：每張圖、每個表都要有編號與說明，而且要放在提到它的段落附近。圖片太大的先縮到適合頁寬的尺寸，不要讓圖片把文字擠到下一頁；表格欄位太多的，先想想哪些欄位真的必要，欄位一多，印出來一定會超出頁面。圖片與表格都處理好之後，全選檢查一次字體與行距，確認整篇一致再匯出。

照著標題、目錄、圖表的順序走，報告寫完的時候，排版也差不多完成了。剩下的時間可以拿來檢查內容，而不是花在調整格式上面。

寫完之後的檢查清單

報告寫完、排版完成之後，交出去之前建議照著檢查清單看一次。第一，標題階層有沒有跳號，章節順序對不對；第二，目錄的頁碼有沒有跟著最新內容更新；第三，每張圖片與每個表格有沒有編號與說明，提到它們的段落附不附近；第四，表格有沒有超出頁面，字體與行距整篇一不一致。檢查清單走完一遍，交出去的報告就不會出現格式上的低級錯誤，給老師或同學的印象也會好很多。

段落間距與頁首頁尾也值得順便檢查。頁碼、報告名稱與日期放在頁首或頁尾，整篇保持一致，交出去的報告看起來會完整很多。段落之間的間距也要統一，不要有的段落空一行、有的段落空兩行，間距一亂，整篇報告的節奏就會跑掉。

匯出之前，建議用不同裝置各預覽一次。電腦上看起來沒問題的表格，手機上打開可能會跑版；手機上看起來正常的圖片，印出來可能會太小。兩種裝置都確認過，交出去的時候才不會出現意料之外的排版問題。