Mac 郵件整理術：規則、信箱與退訂，先把收件匣清回來
收件匣裡的未讀數字破千，不一定代表你真的有那麼多信要處理，很多時候只是信件沒有被分流、廣告信沒有被退訂、通知信一直混在重要信件裡。這篇用 Mac 內建的郵件 App，從分類、規則、退訂三個方向下手，目標不是把收件匣清到零，而是讓每天打開信箱時，先看到真正需要回的信。
第一步：先把信分成三類
整理之前，先別急著一封一封刪。花十分鐘把收件匣裡的信分成三類：需要回覆的、留著備查的、根本不想再收到的。需要回覆的信先標上旗標，留著備查的信移到對應的信箱，第三類直接處理退訂或封鎖。這個分類動作本身就是整理，之後的規則只是讓同樣的事自動發生。
信箱的分類不用太細，建議一開始只要五個：工作、帳單、訂閱、備查、待回覆。信箱太多反而增加整理的負擔，分類太細也容易忘記信被收到哪裡。等這個架構跑順了，再視情況增加。
第二步：用規則讓信自動分流
分類完成之後，接著用規則處理重複出現的寄件者。Mac 郵件 App 的規則可以依寄件者、主旨關鍵字或收件帳號，把符合條件的信自動移到指定信箱。例如電子報一律進訂閱信箱，帳單通知一律進帳單信箱，銀行的交易通知一律進備查信箱。
設定規則時有一個原則：先從量最大的寄件者開始。每天寄來的電子報、購物網站的促銷信、社群平台的通知信，通常就是塞爆收件匣的主因。把這幾類先分流，收件匣馬上就會清爽很多。規則設定完成後，記得用舊信測試一次，確認信真的被移到正確的信箱，而不是被誤判到垃圾信件裡。
第三步：退訂比刪除更有效
很多人整理信箱的習慣是刪信，但刪信只能處理已經收到的信，治標不治本。真正有效的做法是退訂：點開不想再收的電子報，找信尾的取消訂閱連結，確認退訂之後，這類信就不會再來。退訂一次，勝過之後每天刪十封。
不過退訂也要分辨對象。真正訂閱過的電子報可以放心退訂，但來路不明的信件不要亂點連結，比較安全的做法是直接標示為垃圾信件，讓郵件 App 學會擋下類似的信。銀行、電信業者這類重要通知則不要退訂，改用規則分流就好，以免錯過帳單或繳費提醒。
第四步：用智慧信箱找待回覆的信
信箱整理好之後，最後一步是建立一個找信的習慣。Mac 郵件 App 的智慧信箱可以依條件集合信件，例如把所有標了旗標的信集合在一個智慧信箱裡，每天只要看這個信箱，就知道還有哪些信沒回。也可以建立一個未讀且超過三天的智慧信箱，定期檢查有沒有被遺漏的信。
智慧信箱的好處是不會搬動信件原本的位置，只是換一個角度看信。搭配旗標使用，等於給自己一個待辦清單，而且不需要另外開一個待辦 App。
每週花十分鐘維持就好
信箱整理不需要一次做到完美，比較實際的做法是每週留十分鐘：檢查規則有沒有誤判、退訂一兩封不再看的電子報、清空待回覆信箱裡已經處理完的信。維持的成本很低，但收件匣不會再回到破千未讀的狀態。信箱的目標不是空無一物，而是打開時一眼就能看出今天要處理什麼。