Mac 年終歸檔：外接硬碟、Time Machine 與舊檔案的三層整理

一年用下來，Mac 裡的檔案總是越積越多。桌面塞滿截圖，下載項目裡躺著半年前的文件，舊專案和新專案混在一起，找東西全靠搜尋碰運氣。年底花一個下午做歸檔，不只是清空間，更是把明年的工作節奏先理順。做法不用複雜，分成三層處理就好。

第一層：先分三類，再動手搬

歸檔最怕一開始就想著要刪什麼，結果越整理越亂。先把檔案分成三類：還在用的、留著備查的、可以刪的。還在用的留在原處不動，留著備查的搬進歸檔資料夾，可以刪的先放進一個「待刪」資料夾，過一週確認沒問題再清空。這樣即使分錯類，也有反悔的機會。

分類的時候有一個簡單的判斷標準：過去三個月完全沒開過，又不是合約、報稅、保固這類重要文件，就可以歸檔或刪除。照片和影片另外處理，不要跟工作檔案混在同一個歸檔邏輯裡，否則資料夾只會越來越難找。

第二層：外接硬碟加 Time Machine，備份要分開

歸檔不是把檔案從 Mac 刪掉就好，備份一定要跟著做。最穩的做法是兩份：一份放在外接硬碟，另一份交給 Time Machine 自動備份。外接硬碟適合放已經封存的大檔案，例如去年的專案、舊照片圖庫；Time Machine 則負責日常的自動備份，檔案誤刪或改壞的時候可以回到某一天的版本。

外接硬碟第一次接上時，先確認格式和容量，備份完成後不要一直插著。一直插著的硬碟跟 Mac 放在同一個地方，萬一電腦出問題，備份也跟著受影響。備份做完就把硬碟收好，放在不同的地方，這份備份才真的有意義。

第三層：命名和資料夾結構，一次定好規則

歸檔最容易失敗的地方，是資料夾結構每個人每次都不一樣。建議用最簡單的規則：年份在上，專案或類別在下，例如「2025／專案名稱」這樣的兩層結構就夠了。檔名前面加上日期，例如「2025-11-20 會議記錄」，以後用搜尋找檔案時，日期一出現就能判斷是不是要找的那一份。

同一類檔案的命名方式要一致，不要有的用日期開頭、有的用專案名稱開頭。規則定好之後，歸檔就不是一年一次的大工程，而是每個月花十分鐘維持的習慣。明年這個時候，你會感謝今年年底花了一個下午的自己。